AI uitproberen is makkelijk, je open chatGPT of Copilot, typt wat in, en krijgt een antwoord. Iedereen doet het. Maar je vraag wordt steeds lastiger, en je antwoord steeds minder goed of je hebt er niks aan.
De tip hierin is: kijk eerst naar het werk dat je doet, knip dit in kleine stappen en bepaal dan wat je door AI wil laten doen.
Pak het maken van notulen van een vergadering als voorbeeld
Na een vergadering, werkt iemand de notulen uit, zet de actiepunten op een rij, en mailt het door aan de aanwezigen. Dat kost tijd, gebeurt door het verwerken van losse aantekeningen.
Dit werk kun je verdelen in een aantal subtaken:
- Bepalen wat het doel van de vergadering is
- De agenda en relevante achtergronden verzamelen
- Aantekeningen ordenen en een eerste samenvatting maken
- Besluiten en actiepunten in een lijst zetten
- Controleren of de samenvatting klopt en de afspraken goed weergeeft
- Bepalen wie wat oppakt en wat er moet de uitkomst gebeurt
Van elke taak bedenkt je: doe jij het, laat je het door AI doen, of doe je het samen: jij met behulp van AI.
Zo kies je een taak om mee te beginnen
Kies één terugkerende taak en schrijf op hoe je die nu uitvoert, en verdeel het in subtaken. Kijk daarna welke subtaak vooral bestaat uit verzamelen, ordenen, samenvatten of een eerste versie maken. Dat kan een prima eerste taak zijn om met AI uit te voeren.
In dit voorbeeld: Laat AI bijvoorbeeld alleen de samenvatting maken, terwijl jij de vergadering blijft voorbereiden en de uitkomst controleert. Kijk daarna of de samenvatting bruikbaar is, en of het werk echt sneller ging hierdoor.
Als het resultaat niet goed genoeg is, hoef je niet meteen een andere tool te zoeken. Misschien ontbrak er context, was de opdracht niet duidelijk genoeg of is dit nu net een subtaak die je beter zelf kan doen.
Een kleine proef is genoeg
AI gebruiken op het werk hoeft niet meteen een groot project te worden. Kies één taak, spreek af wie wat doet en kijk wat er beter gaat. Ai kan een handig hulpmiddel zijn, maar soms kost het controleren meer tijd dan het oplevert. .
De nuttigste vraag is daarom niet: “Wat kan AI allemaal?” Maar: “Welk deel van dit werk kan AI voorbereiden, en wat moet ik zelf doen omdat mijn oordeel daar relevant is.”
Als de proef goed gaat, kan je steeds meer AI inzetten.
Veelgestelde vragen
Welke taken zijn geschikt om met AI te proberen?
Begin bij terugkerende taken waarbij je informatie ordent, samenvat of een eerste versie maakt. Denk aan een conceptmail, een lijst met actiepunten of een eerste opzet voor een document.
Kan AI een vergadering zelfstandig notuleren?
AI kan helpen met een transcript, samenvatting of lijst met mogelijke actiepunten. Controleer altijd zelf of de uitkomst klopt en afspraken goed weergeeft.
Hoe voorkom ik dat ik eindeloos AI-tools blijf proberen?
Begin met één concrete taak en één kleine proef. Bepaal vooraf waaraan je merkt dat de proef nuttig was, bijvoorbeeld minder uitwerktijd of een duidelijkere eerste versie.