Je kunt als ondernemer vanalles meten:
- omzet
- websitebezoekers
- nieuwe klanten
- kosten
- offertes
- marge
- conversie
En je hebt zo een heel dashboard met cijfers. Maar welke daarvan zijn eigenlijk interessant? Het simpele antwoord is: veel minder van deze cijfers dan je denkt!
Begin met wat je wilt weten, en meten!
Stel dat je wilt weten of je bedrijf groeit. Dan kijk je waarschijnlijk als eerste naar je omzet.
Dat klinkt logisch. Maar omzet alleen is niet voldoende.
Je omzet kan stijgen omdat je meer klanten hebt gekregen, omdat bestaande klanten meer zijn gaan kopen of omdat je je prijzen hebt verhoogd. Tegelijkertijd kunnen je kosten harder zijn gestegen, waardoor je onderaan de streep juist minder overhoudt, en minder winst maakt.
Je hebt dus meer cijfers nodig dan alleen de omzet: je hebt een paar cijfers nodig om te weten wat er echt gebeurt.
De beste manier om die te kiezen, is om te beginnen bij wat je over je bedrijf wilt weten. Niet om te beginnen bij de cijfers die je toevallig beschikbaar hebt.
Wil je weten of je voldoende nieuwe klanten krijgt? Of bestaande klanten terugkomen? Of je genoeg verdient aan wat je verkoopt? Of er voldoende werk aankomt voor de komende maanden?
Daar zoek je vervolgens de juiste cijfers bij.
Niet ieder interessant cijfer is een belangrijk cijfer
Neem het aantal bezoekers op je website. Stel dat je vorige maand 4.000 bezoekers had.
Dat klinkt interessant, maar alleen dit cijfer zegt nog niks.
Het wordt nuttiger als je weet dat van die 4.000 bezoekers 82 mensen informatie hebben aangevraagd en dat daar uiteindelijk 9 nieuwe klanten uit zijn gekomen.
Dan kun je onderzoeken wat er gebeurt. Komen er te weinig bezoekers? Vragen bezoekers te weinig informatie aan? Of worden aanvragen te weinig klant?
Het aantal websitebezoekers is dus niet per definitie onbelangrijk. Het hangt ervan af wat je ermee wilt weten.
Een simpele test helpt daarbij: stel dat dit cijfer volgende maand flink verandert. Zou je dan iets doen?
Als het antwoord nee is, hoef je het waarschijnlijk ook niet iedere maand te bekijken.
Drie tot vijf cijfers is vaak genoeg
Je hebt geen dashboard met twintig grafieken nodig om te weten hoe je bedrijf ervoor staat.
Voor veel (kleine) bedrijven zijn drie tot vijf belangrijke cijfers een prima begin. Welke dat zijn, hangt af van het bedrijf, en wat het doel is.
Een adviesbureau wil bijvoorbeeld weten hoeveel opdrachten eraan komen en hoeveel tijd consultants voor klanten werken. Een webshop kijkt eerder naar het aantal bestellingen, gemiddelde orderwaarde en hoeveel bezoekers uiteindelijk iets kopen. Een restaurant heeft weer andere cijfers nodig.
Het gaat er niet om dat je dezelfde cijfers volgt als andere ondernemers. Het gaat erom dat je cijfers kiest die iets zeggen over wat voor jouw bedrijf belangrijk is.
Wanneer moet je kijken?
Dat is niet voor ieder cijfer hetzelfde. .
Sommige cijfers veranderen snel en wil je misschien iedere week bekijken. Andere zeggen pas iets als je ze over een langere periode bekijkt.
Omzet en marge kun je bijvoorbeeld maandelijks bekijken. Een cijfer dat direct invloed heeft op je dagelijkse planning kan juist wekelijks nuttig zijn.
En soms is ieder kwartaal genoeg.
Vaker kijken maakt een cijfer niet automatisch nuttiger.
Wanneer ga je iets doen?
Stel dat je iedere maand kijkt hoeveel nieuwe klanten je hebt gekregen. Vorige maand waren het er 12. Deze maand 10.
Is dat een probleem?
Dat weet je pas als je vooraf hebt bedacht wat normaal is en wanneer je iets wilt doen.
Misschien is alles boven de 8 prima. Misschien heb je er minimaal 15 nodig om je omzetdoel te halen. Of misschien schommelt het aantal klanten sterk per maand en is het zinvoller om naar drie maanden tegelijk te kijken.
Een cijfer wordt pas echt bruikbaar als je weet wanneer het aanleiding geeft om iets te onderzoeken of te veranderen.
En dat zijn dus KPI’s
Voor belangrijke cijfers die laten zien hoe je bedrijf ervoor staat, wordt vaak de term KPI gebruikt: Key Performance Indicator.
Een KPI is een cijfer dat iets zegt over een belangrijk onderdeel van je bedrijf en een doel is. Dit is een cijfer dat je bewust volt.
Het lastige is om te bepalen welke cijfers voor jouw bedrijf echt iets betekenen. Dat zijn die KPI’s.
Begin daarom niet met de vraag welke KPI’s je zou moeten hebben. Maar begin met een paar simpele vragen:
- Wat wil ik weten over mijn bedrijf?
- Welk cijfer geeft daar antwoord op?
- Wanneer zou dat cijfer ervoor zorgen dat ik iets doe?
Als je daar goede antwoorden op hebt, heb een goede set aan KPI’s. En dat zijn er vaak minder dan je denk. .
Veelgestelde vragen
Wat is een KPI?
KPI staat voor Key Performance Indicator. Het is een cijfer dat je gebruikt om te volgen hoe een belangrijk onderdeel van je bedrijf ervoor staat.
Hoeveel KPI’s heb je nodig?
Er is geen vast aantal. Voor een klein bedrijf zijn drie tot vijf belangrijke cijfers vaak een goed begin. Belangrijker dan het aantal is dat je weet waarom je een cijfer volgt en wat je ermee doet.
Hoe vaak moet je KPI’s bekijken?
Dat hangt af van het cijfer. Sommige cijfers zijn wekelijks nuttig, andere maandelijks of per kwartaal. Kies een ritme dat past bij hoe snel je op een verandering kunt en wilt reageren.
Welke KPI’s zijn belangrijk voor een klein bedrijf?
Dat verschilt per bedrijf. Omzet, marge, nieuwe klanten en de hoeveelheid nieuw werk die eraan komt kunnen belangrijk zijn, maar alleen als ze passen bij wat je wilt weten en bereiken.
Lees ook
Alles in je dashboard staat op groen. Maar gaat het ook echt goed met je bedrijf?
Gaat het goed met je bedrijf? Kijk dan niet alleen naar de omzet.