Bedrijven verzamelen meer data dan ooit, en willen graag datagedreven gaan werken. Waarom het zo lastig is en blijft om deze data echt goed te gebruiken.
Vraag een ondernemer of hij of zij datagedreven wil werken en de kans is groot dat het antwoord ja is. Dat klinkt ook professioneel. Maar als je vraagt wat dat dan betekent en wat hij eraan heeft, dan wordt het een stuk lastiger.
Want wanneer ben je datagedreven? Als je een dashboard hebt? Als je iedere maandag je omzet bekijkt? Of pas als je geen enkele beslissing meer neemt zonder eerst een spreadsheet te openen?
Wat is datagedreven werken?
Datagedreven werken betekent dat je cijfers en feiten gebruikt om betere beslissingen te nemen. Niet omdat je cijfers hebt, maar omdat ze iets kunnen vertellen wat je zelf nog niet had gezien.
Als voorbeeld: Je hebt een winkel en je merkt dat het op zaterdag steeds rustiger wordt. Je eerste gedachte is misschien dat klanten liever online winkelen. Klinkt logisch. Maar als je de verkoopcijfers bekijkt, blijkt dat je op zaterdag nog net zoveel verkoopt als vorig jaar. Klanten komen alleen op andere tijdstippen.
Dan heb je ineens een heel ander probleem. Misschien hoef je helemaal geen nieuwe klanten te trekken, maar kun je beter je personeelsplanning aanpassen.
Dat is datagedreven werken: je hebt een vermoeden, kijkt wat de cijfers erover zeggen en gebruikt die informatie om een beslissing te nemen.
Datagedreven werken betekent dat je beslissingen neemt op basis van feiten en cijfers, in plaats van alleen op gevoel of ervaring. Je gebruikt data om te begrijpen wat er gebeurt, waarom het gebeurt en welke actie verstandig is.
Je onderbuikgevoel mag gewoon blijven
Datagedreven werken klinkt soms wat ongelukkig. Het suggereert dat de cijfers alles bepalend zijn, en je niet meer hoeft na te denken.
Dat werkt niet zo. Je ervaring, mensenkennis en intuïtie zijn veel waard. Zeker als je al jaren in een bepaalde branche werkt. Je herkent patronen, voelt aan wanneer klanten afhaken en merkt soms eerder dan je dashboard dat er iets verandert.
Alleen is intuitie niet altijd betrouwbaar, en ook niet het enige. .
Een voorbeeld: Een restaurant dat op vrijdagavond altijd vol zit. De eigenaar weet zeker dat vrijdag de belangrijkste avond van de week is. Het is druk, het personeel rent zich rot en de reserveringslijst zit vol.
Maar wanneer hij de cijfers bekijkt, blijkt donderdag winstgevender. Op vrijdag staan er meer medewerkers ingepland, blijven gasten langer zitten en wordt er relatief weinig bijbesteld.
Vrijdag voelt als de beste avond. Donderdag blijkt financieel interessanter.
Betekent dit dat de eigenaar zijn gevoel voortaan moet negeren? Natuurlijk niet. Maar hij heeft nu wel iets ontdekt dat hij anders waarschijnlijk over het hoofd had gezien.
Dat is wat goede data doet. Niet voor je denken, maar je denken verbeteren.
Het probleem met meer cijfers
Het grappige is dat veel bedrijven bij datagedreven werken precies de verkeerde kant op beginnen: ze verzamelen meer cijfers.
Ze willen tenslotte meer inzicht, en besluiten daarom om meer te gaan meten.
Nog een dashboard, nog een rapport en een lange lijst met KPI’s.
En voor je het weet, heb je twintig grafieken en nog steeds geen antwoord op de vraag waarom je winst achterblijft.
De kunst is om te bepalen welke cijfers je helpen bij de beslissingen die je daadwerkelijk moet nemen. En dit is ook precies de moeilijkheid; hoe bepaal je welke cijfers werkelijk interessant zijn en die je in de gaten moet houden.
Begin eens bij de beslissing
Er is een eenvoudige manier om hiermee te beginnen, en dat is de volgende:
Begin met de vraag: welke beslissing moeten we nemen? En waar kan data ons bij helpen.
En niet zozeer met de vraag: welke cijfers hebben we?
Als voorbeeld:
Je twijfelt of je een extra medewerker moet aannemen. Dan wil je weten hoeveel werk er binnenkomt, hoeveel capaciteit je hebt en hoeveel extra omzet die medewerker moet helpen realiseren.
Of: je overweegt om meer geld aan advertenties uit te geven. Dan wil je weten hoeveel een nieuwe klant je kost en wat die klant gemiddeld oplevert.
Of je vraagt je af of je een product uit je assortiment moet halen. Dan kijk je niet alleen naar de omzet, maar ook naar de marge, retouren en de tijd die het product je kost.
En opeens krijg je goede en zinvolle cijfers en cijfers die je kan gebruiken om een keuze te maken.
Actie nemen hierop is het lastigste deel
Stel, je ontdekt dat je klanten steeds later betalen.
Je kunt daar een mooie grafiek van maken. Je kunt er zelfs een waarschuwing aan toevoegen die rood wordt zodra de gemiddelde betaaltermijn boven de dertig dagen komt.
Maar als niemand vervolgens iets doet, heb je vooral een probleem in een mooie grafiek.
Datagedreven werken betekent dus ook dat je vooraf bedenkt wanneer je in actie komt.
Bij welke ontwikkeling ga je iets veranderen? Wie neemt die beslissing? En wanneer kijk je of die verandering heeft geholpen?
Dit is de kern van datagedreven werken: het moment waarop data echt nuttig wordt.
Ben jij datagedreven?
Als je regelmatig naar je cijfers kijkt, probeert te begrijpen wat erachter zit en die inzichten gebruikt om betere keuzes te maken, ben je al een heel eind onderweg.
Je hoeft daarvoor geen data-analist in dienst te nemen. Je hoeft ook niet alles te meten of iedere beslissing in een spreadsheet te onderbouwen.
Begin met één vraag waar je als ondernemer echt mee zit. Zoek uit welke cijfers je helpen om die vraag te beantwoorden. En bepaal wat je met het antwoord gaat doen.
Want uiteindelijk is het doel niet om een bedrijf te hebben dat veel weet.
Het doel is om een bedrijf te hebben dat met die kennis iets verstandigs doet.
En soms betekenen 3 cijfers in excel een stuk meer dan 20 mooie grafieken.
Veelgestelde vragen
Wat betekent datagedreven werken?
Datagedreven werken betekent dat je cijfers en andere informatie gebruikt om betere beslissingen te nemen. Niet door blind op data te vertrouwen, maar door je ervaring te combineren met wat de cijfers je vertellen.
Hoe begin je met datagedreven werken?
Begin met een beslissing die je regelmatig moet nemen, en waar cijfers je bij kunnen helpen. Bepaal dan welke cijfers je daarbij helpen. Bekijk ze op vaste momenten en spreek af wanneer je actie onderneemt. Een uitgebreid dashboard is daarvoor niet nodig.Lees ook
- Welke cijfers moet je als ondernemer eigenlijk bijhouden?
Over de paar cijfers die je echt helpen om je bedrijf beter te begrijpen. - Alles staat op groen in je dashboard. Maar gaat het ook echt goed?
Waarom een dashboard er goed uit kan zien, terwijl er toch iets misgaat. - Gaat het goed met je bedrijf? Kijk dan niet alleen naar je omzet.
Want meer verkopen betekent niet automatisch meer verdienen.